Waarom kiezen voor cloud-based software?

Evenementen plannen en managen is geen makkelijk karwei. Zelfs bij het plannen van kleine evenementen moet je aan duizend en één zaken denken en verschillende taken uitvoeren. Je moet al je medewerkers op één lijn krijgen en op de hoogte houden, je moet beschikken over de contactgegevens van iedereen die betrokken is bij het evenement, en je moet er zeker van zijn dat er aan alles gedacht wordt. Daarom is het handig om te beschikken over een software die je kan helpen om last-minute wijzigingen eenvoudig door te voeren en problemen meteen op te lossen.

De laatste jaren zien we steeds meer cloud-based software op de markt opduiken. Naast de informatie beter raadpleegbaar te maken en de communicatie te vergemakkelijken, kan zo ’n software je nog op vele andere manieren helpen.

1) Je zit niet vast aan één computer of locatie.

Wanneer je event planningssoftware gebruikt die in de cloud draait, dan ben je niet afhankelijk van een computer waar de software op geïnstalleerd staat. Je kan de software vanaf om het even welk toestel raadplegen, zolang er maar een internet-connectie is. Daarom maakt een cloud-based software het ontzettend makkelijk om samen te werken met medewerkers, klanten en leveranciers

2) Beschikken over de laatste data

De meest recente technologieën laten het toe om verschillende software systemen aan elkaar te koppelen. Zo kan je bijvoorbeeld uit je ticketingsysteem de laatste stand van de kaartverkoop laten doorstromen naar je planningssoftware. Deze informatie wordt in cloud-based software automatisch geüpdatet. Je bent steeds op de hoogte van de laatste stand van zaken.

3) Efficiënter werken, gelijk waar of wanneer

Traditionele event software helpt je om slechts een paar aspecten van het evenement te managen vanuit de vaste locatie. Cloud-based software laat toe om functies van de software te benutten terwijl u onderweg bent. Je kan evenementen vanop locatie volgen, evenementen plannen terwijl je aan het brainstormen bent met een klant of leverancier, een historiek bijhouden waarin je alle gerelateerde nota’s van je medewerkers kunnen verzameld worden. Samengevat, je kan efficiënt werken, om het even wanneer, om het even waar. Meer nog: niet alleen jij kan dat, maar gelijk welke medewerker van uw team kan profiteren van de voordelen van een event planningstool.

4) Een flexibele investering die zorgt voor besparingen

Door een cloud-based event software te gebruiken verhoog je niet enkel de efficiëntie binnen jouw team, maar kan je ook besparen. Niet alleen is de investering van het aanschaffen van SaaS-software vaak lager door een maandelijkse licentie-kost die je kan stopzetten wanneer je dat wil, daarnaast heb je ook een beter overzicht over de kosten doordat de software steeds beschikt over de laatste stand van zaken. De cijfers waarop je je baseert zijn geen inschatting maar real-time data.

5) Focus op de creativiteit

Event planningssoftware zal je helpen om de administratieve keerzijde van een evenement te regelen. Alles wordt netjes bijgehouden, wijzigingen en aanpassingen doen, wordt vanzelfsprekend. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over alle implicaties en hebt nu echt tijd om te focussen op de inhoud van het evenement.