Vijf goede redenen om software als Gcal te laten vallen

We kennen allemaal wel iemand die elke gelegenheid te baat neemt om Apple aan te prijzen en Android de grond in te boren – of andersom. Hetzelfde gebeurde ooit met Mac- en pc-adepten, die elkaar wilden overtuigen van de superioriteit van hun software. Beide oplossingen hebben uiteraard hun verdiensten (hoewel ik er als verstokte Google Apps-gebruiker vast van overtuigd ben dat Apple de duimen moet leggen voor Android).

Op Europese events en presentaties van Yesplan steekt een gelijkaardige discussie de kop op. Het feit dat onze werkschema’s en processen specifiek werden uitgewerkt voor cultuurhuizen, wordt doorgaans met een brede glimlach, applaus of opluchting onthaald. Een heuse verademing! En toch steekt iemand in het publiek soms de hand op, gekoppeld aan de vraag:

“Waarom zouden we niet gewoon een lijvig agenda / Excelbestand / Gcal of een gratis gedeelde applicatie naar keuze blijven gebruiken?”

Ik zal je precies vertellen waarom niet. Tot vijf keer toe zelfs.

REDEN #1: AUDIT

Systemen op papier staan alom bekend om hun slecht rapport als het op audit logs aankomt. Een ‘potloodevenement’ kan dan ook letterlijk niet meer zijn dan een geschreven regel die zo met de gom is uitgewist. Al snel rijzen dan vragen als: ‘Wanneer is dat gewijzigd?’, ‘Wie heeft dat gewijzigd?’ en ‘Wat stond er vóór de wijziging?’.

Uiteraard hebben velen onder ons die prehistorische methode inmiddels ingeruild voor Google Sheets. Bij correct gebruik van dergelijke softwarepakketten kunnen voorgaande versies worden opgevraagd om dergelijke vragen te beantwoorden.

Toch kunnen we er niet om heen dat zoiets met Yesplan kinderspel wordt. Je selecteert een ‘resource’, klikt op ‘historiek’ en klaar is Kees. De ‘historiek’ is meteen zichtbaar. De eerlijkheid gebiedt me wel te zeggen dat andere beheersystemen gelijkaardige functies hebben. Maar ik heb nog vier redenen achter de hand.

REDEN #2: VEILIGHEID

Bij manuele systemen blijkt de veiligheid een bijzonder heikel punt, tenzij je natuurlijk je boek achter slot en grendel bewaart. Spreadsheets en onlinekalenders scoren al iets beter, en bieden bovendien actuele informatie en updates. Onlinedocumenten kunnen dan weer als ‘alleen-lezen’ toegankelijk worden gemaakt of met een wachtwoord worden beveiligd. Toch blijven die functies weinig dynamisch.

Probeer na bevestiging van een evenement maar eens een schema of planning alleen vrij te geven voor de technische medewerkers. Een ingewikkeld beveiligingsscenario toevoegen aan spreadsheets of kalenders vergt heel wat tijd. Maar niet met Yesplan … of wat had je gedacht?

REDEN #3: DOCUMENTEN

Documenten aan een evenement toevoegen? Zo geklaard! Eén specifiek bestand aan meerdere evenementen koppelen of gaandeweg documenten als callsheets en contracten beschikbaar stellen? Dat is andere koek.

Met manuele systemen is dat … euhm … die laten we misschien even voor wat ze zijn. Het gebrek aan beveiligingsoplossingen staat haaks op de nood aan veilige financiële informatie en de mogelijkheid om onmiddellijk te zien welke documenten nog voor een bepaald evenement ontbreken.

Met Docs of Word is het wel mogelijk om gegevens uit Sheets of Excel-bestanden samen te voegen, maar dan moeten organisaties de gegevensstroom, beveiliging en integriteit van hun systeem zelf uitwerken, opstellen en handhaven. Alleen moeten we nog een zaalbeheerder ontmoeten die voldoende tijd en geld over heeft om zijn eigen onderzoek te voeren en tools te ontwikkelen. Misschien voel jij je geroepen?

REDEN #4: STRUCTUREN, PROCESSEN EN WERKSCHEMA’S

Als het om evenementen gaat, zijn kalenders van cruciaal belang. Om alle middelen in kaart te brengen, zou je voor elk ervan een kalender kunnen opstellen. Dan wens ik je alvast veel succes met de invoer van ingewikkelde onderlinge afhankelijkheid en de talloze resources, of met de gedetailleerde planning in een softwaretoepassing die daar niet voor werd ontwikkeld.

De werkschema’s binnen jouw bedrijf – van het vastleggen en in een contract gieten van een evenement, over de uitgifte van callsheets voor medewerkers, tot de afspraken met producers of promotors – moeten op de voet worden gevolgd. Bedrevenheid en efficiëntie zijn hier troef, om nog maar te zwijgen over een duidelijk beeld van elk detail.

REDEN #5: EEN CONTINUE VERBETERING

Terwijl nieuwe technologie niet veel kan doen om boeken te verbeteren, krijgen Excel en Outlook er altijd maar nieuwe functies bij. Helaas komt geen van die functies tegemoet aan de noden van eventmanagers of de culturele sector.

Je kan dan ook moeilijk verwachten dat die tools voor het brede publiek plots een functie krijgen om aan te geven of voor een bepaald evenement een projector is vereist, die door Bob geïnstalleerd moet worden voor het gebruikelijke commerciële uurtarief van € 24,50 exclusief btw. Yesplan daarentegen doet niets liever dan je op je wenken bedienen.

Vaarwel 

In een sector waar creativiteit de drijvende kracht is, stellen we de vindingrijkheid van gebruikers in hun keuze voor (doorgaans gratis) software-oplossingen erg op prijs. Toch kunnen we niet om de gebrekkige functionaliteit van die algemene tools, of zelfs van de goeie ouwe agenda, heen. Op de kortetermijnoplossingen na zal dat nooit veranderen. De tijd van moderne, doordachte en uitstekend uitgewerkte SaaS-oplossingen is aangebroken, met veilige hosting en een continue introductie van nieuwe mogelijkheden en functies. Lang leve de toekomst, toch?