Plan horecamedewerkers en vrijwilligers met Encima Teamplan

Een geslaagd evenement staat of valt met een goede planning van je medewerkers. Echter, het vergt veel tijd en energie om hun beschikbaarheid op te vragen, te kijken waar de mensen in je planning passen en de medewerkers te laten weten voor welke taak ze verwacht worden. Bovendien moet je zorgen dat iedereen bevestigt dat ze die informatie goed hebben ontvangen, zodat je op de dag van je evenement niet voor verrassingen komt te staan. Kortom, een heleboel administratie. Daarom zijn we met Encima Teamplan op zoek gegaan naar een manier om de planning van horecamedewerkers en vrijwilligers sneller en makkelijker te maken.

Hoe werkt het?

Lang op voorhand zullen de benodigde diensten (publieksbegeleiders, ticket-controle, barmedewerkers, …) reeds gepland worden in Yesplan. Deze nog te plannen diensten stromen door naar Encima Teamplan als taken.

Encima Teamplan Maandview

 

In Encima Teamplan kunnen alle medewerkers hun eigen beschikbaarheid opgeven na uitnodiging via e-mail. Dit kan per dagdeel of per taak, via de computer of de mobiele website.

Encima Teamplan Beschikbaarheid

 

In de weergave van de planner, verschijnen real-time de personen die aangegeven hebben beschikbaar te zijn. Voor elke taak kan de planner dan uit dat lijstje een persoon kiezen.

Wanneer alle medewerkers ingepland zijn, kan er een e-mail worden verzonden naar de medewerker waarin er hem wordt gevraagd om zijn planning te bevestigen. Hierna krijgt hij zijn definitieve persoonlijke planning toegestuurd in PDF, kan hij die toevoegen aan zijn persoonlijke agenda (Google Agenda, iCal, Outlook, …) via een iCalendar feed of kan hij de planning inzien door in te loggen.

Een tekstuele samenvatting van de planning wordt bovendien teruggeschreven naar Yesplan, zodat de planning ook daar geraadpleegd kan worden. Zo kan dit verslag worden meegenomen in productiefiches en andere overzichtsrapporten.

Tot slot kunnen ook de effectief gewerkte uren ingegeven worden door de medewerker. Het in- en uitchecken kan gebeuren via de website, zowel mobiel als op de computer. Deze uren worden dan goedgekeurd door de verantwoordelijke en kunnen gebruikt worden als basis voor de administratie.

Encima Aanwezigheid

Voordeel voor planner én medewerker

  1. Gemakkelijk inplannen van een grote groep externe medewerkers die geen vaste beschikbaarheid hebben.
  2. Een gestroomlijnde communicatie voor het opvragen van beschikbaarheid, het delen van de planning, het vragen om bevestiging en het verzenden van het definitieve rooster.
  3. Medewerkers hebben zelf toegang om hun beschikbaarheid te bepalen en rooster in te zien.
  4. Voor medewerkers beschikbaar op een mobiele website (dus geschikt voor smartphones).