Eén plan als smeerolie voor het hele team

Universiteiten zoemen non-stop, en dat is niet alleen van de hersenactiviteit. De lezingen, debatten en andere events lopen soms dag en nacht door, zodat de roosters helemaal vol lopen, zowel bij de profs als de studenten. Het is niet anders op Lancaster Arts — behalve dat die opleiding ook nog eens geldt als broeihaard voor de hedendaagse kunstwereld. Op Lancaster leer je geen getormenteerde kunstenaar te zijn, je leert er kunst produceren, tonen, beleven.

In de kunstopleiding van Lancaster University draait de productie van alle events, tentoonstellingen en workshops op Yesplan.

Dat vertaalt zich in tentoonstellingen, klassieke concertreeksen, hedendaagse performances, artists-in-residence, zomerprogramma’s, workshops en (de lijst is écht lang) ondersteuning van afgestudeerde kustenaars. De events gisten en borrelen op drie aparte locaties en liefst allemaal tegelijk, dus het beheer van ruimtes, personeel en materiaal is er geen sinecure.

Bijkomende complicatie: van de negen werkkrachten die voltijds dat schip varend moeten houden, werken er een paar van op afstand. Sommigen op Mac, anderen op PC. En om de knoop nog wat dikker te maken: veel ruimtes die het personeel en de studenten benutten, zijn niet eens eigendom van de universiteit.

“BYE BYE, AGENDA”

“Vijf jaar geleden hadden we hier één theaterprogrammator en een agenda,” herinnert Jamie Wooldridge zich. Hij leidt de marketing- en communicatie-afdeling van Lancaster Arts. “Voor de ruimtes gebruikten we het boekingsysteem van de unief en SharePoint. Een gedeelde kalender beheren, dat ging nog, maar voor elk details en alle mogelijke specifieke wensen, schoten de mails over en weer. Er zat bijzonder veel info in een paar hoofden van onze teamleden, maar niets daarvan werd centraal opgeslagen. We deelden veel bestanden en harde schijven, maar op vergaderingen moesten we soms toegeven dat er iets niet gelukt was omdat we geen toegang hadden tot het juiste mapje. Gênant soms.”

En dan kwam Yesplan, de oplossing voor alle problemen? Niet helemaal. “Ik stond er nogal sceptisch tegenover. Het inzicht was wel al gedaagd dat we de specifieke boekingsoftware van de universiteit aan iets anders moesten koppelen, maar wat? Na tien minuten van de Yesplan demo werd mij vooral duidelijk hoe de software op maat aangepast kon worden. Dit was geen zoveelste pakket om ruimtes mee te beheren, hier konden we echt de velden en soorten informatie aanpassen en de verspreide kennis bundelen die tot dan nog in het rond zweefde.”

“We hebben in feite geen nieuw systeem leren kennen maar hebben onze eigen workflow leren begrijpen.”

HET ZIT HEM IN DE FLOW
Jamie en zijn team werken nu zes maanden met Yesplan. “We hebben nog een tijdje SharePoint en Yesplan samen gebruikt, maar nu enkel nog Yesplan. Het is een plezier om de informatie en events op één platform te zien oplichten. We hebben ook veel geleerd over hoe wij hier zelf werken. We hebben in feite geen nieuw systeem leren kennen maar onze eigen workflow leren begrijpen.”

De eerste stappen werden gezet door een klein team met mensen van de technische staf, de galerij en de financiële dienst. Eerst moesten ze het dashboard bijspijkeren op basis van de noden van elk departement, daarna moest het team zich ook de terminologie eigen maken. “Ons doel was om het moeras van e-mails op te kuisen. De stroom was niet meer te overzien.” Dankzij ingebouwde checks kreeg niet iedereen een bericht als een ruimte geboekt werd, maar enkel de persoon die het moest weten. Lees: geen mails meer. “Gewoon het juiste lampje doen branden bij de juiste persoon, dat maakt echt al een wereld van verschil.”

Maar Jamie is nog niet klaar met verbeteren. “Nu iedereen mee is met de basics, wil ik nog wat dieper graven in wat dit systeem voor ons kan doen. Het eerste wat ik wil aanpakken is de rapportage, zodat we die nog vlotter in één overzicht krijgen. Binnen zes maanden moet de hele workflow aangepakt zijn, zodat het platform echt voor ons draait.”

“Binnen zes maanden moet de hele workflow aangepakt zijn, zodat het platform echt voor ons draait.”