Is het lot van papier bezegeld?

Je hebt het waarschijnlijk al eerder gehoord. Technologiebedrijven beweren maar al te graag – terecht of onterecht, dat is voer voor discussie – dat hun producten of diensten het definitieve einde inluiden van de papierwinkel. Zo werden kalenders, notitieblokken en magazines intussen al meermaals voorgoed verleden tijd verklaard.

Natuurlijk leent de technologie zich uitstekend voor een gezamenlijk gedigitaliseerd, gedeeld en collaboratief platform. Toch gaan nieuwe technologische oplossingen steevast gepaard met de nodige problemen. Hoe ga je bijvoorbeeld na of een systeem of proces effectief baat heeft bij een digitalisering of zelfs automatisering?

Ik herinner me een aflevering van Dragons’ Den waarin een kandidaat het volgende antwoord krijgt: “Proficiat, je hebt een onbruikbare oplossing gevonden voor een onbestaand probleem!”.

We zijn het er ongetwijfeld over eens dat het tegendeel veel interessanter is: technologische oplossingen moeten a) bruikbaar zijn en b) een probleem verhelpen.

“Een evenement een kwartier eerder laten starten, heeft niet alleen een invloed op het technisch personeel, maar ook op de onthaalmedewerkers, de traiteur en elke andere ondersteunende dienst.”

Je hebt het misschien zelf al meegemaakt: de definitieve productieplanning van een evenement blijkt uiteindelijk toch niet zo definitief … Evenementen kunnen best onvoorspelbaar zijn en er kan op de valreep best veel veranderen. Net wanneer het draaiboek uit de printer komt, belt de traiteur met de vraag of ze de diepvriesdesserts een paar uur vóór de hapjes mogen leveren. Zucht …

Een koud kunstje voor fixers, zou je denken … Alleen hebben dergelijke wijzigingen in de planning zo hun gevolgen. Andere personeelsleden moeten eerder aan de slag om alles klaar te zetten, de schoonmaakploeg moet de keuken vroeger dan gepland kraaknet krijgen en de conciërge moet iedereen enkele uren eerder binnenlaten dan aanvankelijk werd voorzien.

Er komt heel wat meer bij kijken dan het versturen van de gewijzigde teamplanning. Het is een kwestie van slimme bedrijfsoplossingen. Als je een hele planning vervroegt, bestaat de kans dat het personeel niet op tijd ter plaatse raakt of nergens van op de hoogte is. Anderzijds kan het verlaten van de planning betekenen dat je medewerkers te vroeg komen opdagen … met extra kosten en een niet zo tevreden interne of externe producer tot gevolg.

Voor professionele venue managers is het wel duidelijk dat oplossingen die de planning en leveringen voor evenementen naadloos op elkaar afstemmen, onontbeerlijk zijn. Met Yesplan kunnen planners en medewerkers dan ook precies zien waar en wanneer ze verwacht worden. In slechts enkele muisklikken krijgt iedereen zijn of haar toegewezen taken en verantwoordelijkheden te zien, of komt de planning als onbewerkbare feed in hun agenda terecht (een godsgeschenk voor occasionele medewerkers).

En toch krijgen we nog steeds de vraag “Kunnen we dat afdrukken?”
“Ja!” luidt het antwoord. Maar is dat echt NODIG?

Ons team van accountmanagers werkt geregeld aan de mogelijkheid een rapport op maat te genereren, dat vervolgens op papier kan worden afgedrukt – alleen doet niemand dat. Wanneer we teamleiders vragen waarom er niets wordt afgedrukt, antwoorden ze vaak dat het voor hen gemakkelijker is om enkel een onlineversie van de informatie te raadplegen.

Dat klinkt ons uiteraard als muziek in de oren en levert hét bewijs dat we de tools aanbieden waar mensen naar op zoek zijn. Het is niet onze bedoeling elke vorm van informatie op papier ten grave te dragen. Er zijn nu eenmaal slimmere en snellere manieren om onze dagelijkse taken uit te voeren en iedereen op de hoogte te houden zonder dat daarvoor bomen moeten sneuvelen. Papier is nog niet van de werkvloer verdwenen, al lonkt misschien stilaan het pensioen.