Liefste organisator, hier zijn je goede voornemens

De champagne en de goede voornemens gaan weer vlotjes rond. Tegen bubbels zeggen we nooit nee, maar waarom zijn die voornemens altijd dingen die we moeten opgeven? Stoppen met roken, stoppen met geld verspillen, stoppen met klagen, stoppen met je werk of stoppen met je ouders te verwaarlozen.

Tingeling! Hier is een ideetje. In plaats van altijd die nieuwjaarsvoornemens voor jezelf kan je misschien eens aan een schone lei denken voor je theater- of concertzaal. Wij zien steeds meer culturele spelers die een nieuw jaar het perfecte moment vinden om nieuwe wegen in te slaan of de focus te verleggen. Dus waarom jij niet?

Om het makkelijker te maken, hebben we hier al drie voornemens klaar. Geen zorgen, ze lezen duurt maar heel even, je kan zometeen weer naar de volgende nieuwjaarsreceptie.  

Goed voornemen #1: minder uitgeven

Je zal waarschijnlijk de riem moeten aanspannen in het komende jaar — net zoals je dat de afgelopen tien jaar al deed, eigenlijk.

Wacht, nog niet wanhopen. Elk jaarbudget is een kans, niet alleen om te schaven en te snijden maar ook om te kijken naar wat je écht nodig hebt. Er staan altijd evidente dingen op de schraplijst, maar waarom niet eens een stap verder gaan? Vraag jezelf eens af: loont het echt om een productie-assistent twee uur betaald aan het werk te zetten om overal wat informatie te gaan bijeensprokkelen die je niet gebruikt?

Gebruik het juiste gereedschap

Geen zorgen, we gaan je niet uitleggen hoe je de gootsteen in de backstage moet ontstoppen met een schroevendraaier. Daar kennen we niks van. Maar over communicatietools weten we toevallig wel iets.

Weet je nog toen er geen e-mail was? Toen we nog moesten praten tegen collega’s of de memofunctie van Word gebruiken, in de versies van voor 1997! Vandaag troepen we nog altijd samen rond de koffiemachine, maar we zouden de werkdag toch niet overleven zonder Slack, laat staan Google Docs om een document te editeren en tegelijk plannen te maken voor vanavond in een WhatsApp groep (onmogelijk zonder).

Versta mij niet verkeerd. Ik zeg niet dat we terug moeten naar Post-Its en biepers. Elke tool heeft zijn voordelen en je moet ze weten te kiezen. Vanmorgen was ik bijvoorbeeld de sales- en marketingstrategie aan het overlopen met collega’s op Slack. Als groep zaten we samen een grote projectaanvraag te bewerken in Google Docs, wat sneller werkt dan versies rondmailen. En tegelijk zaten we een skitrip in maart te bespreken op WhatsApp.

Je krijgt al die dingen ook via andere wegen gedaan, maar we gebruiken bepaalde platformen met een specifieke reden: ze zijn ontworpen voor samenwerking en snelle communicatie en dat is precies wat ze doen. Mooi. Dus waarom zou je ze dan alleen maar zitten e-mailen als je een event organiseert?

Workflow, baby 

Hier bij Yesplan geloven we nogal in workflows. We maken ze, ja, maar we gebruiken ze evengoed. Daarom gaan we helemaal wild wanneer we betere manieren vinden om klanten in te werken of wanneer we functies perfectioneren om makkelijk bookings te bevestigen en contracten op te maken.

Waarom zou je dit jaar niet eens je eigen workflow onder handen nemen? Hoezo, je hebt die niet gedocumenteerd? Begin daar dan mee en zoek uit waar er ruimte is voor verbetering. Want het begint allemaal bij weten waarom en hoe je ingewikkelde taken opvolgt. Dan is het ook makkelijker om de fouten te zien of je personeel op te leiden om samen beter aan de kar te trekken. Het vertaalt zich allemaal in blije gezichten op kantoor en smileys naast de cijfers op de balans. Maar dat had je natuurlijk al door.

Neem tijd om te denken

Het is het seizoen voor verandering en wie weet heb je nog een paar dagen vrijaf. Als je niet gaat skiën of juist beter nadenkt op grote hoogte, neem dan eens afstand. Denk na of jij en je team beter kunnen draaien, zowel op vlak van tools als efficiëntie. Als er één ding is dat onze culturele industrie doet bloeien, dan is het die kritische zin. Blijven perfectioneren. Het is de enige manier om klanten unieke ervaringen te blijven gunnen.