De Grote Post automatiseert vrijwilligersplanning

Stefan Tanghe en Marion Buckens van De Grote Post over hun vrijwilligerswerking en de planningstool die ze daarvoor hielpen ontwikkelen.

Cultuurcentrum De Grote Post ontwikkelde met behulp van webbureau Encima een online module om het inplannen van vrijwilligers te automatiseren. Deze vrijwilligersplanner werd vervolgens samen met Yesplan verder uitgediept en wordt nu ook door Encima-Yesplan aan andere organisaties aangeboden. We spraken met directeur Stefan Tanghe en verantwoordelijke voor de exploitatie van het cultuurcentrum Marion Buckens over dit project en over hun intensieve samenwerking met vrijwilligers.

Waarom had De Grote Post nood aan een tool voor het inplannen van vrijwilligers?

Stefan: Cultuurcentrum De Grote Post opende eind 2012 de deuren, en sinds onze opstart hebben we steeds beroep kunnen doen op een groot aantal vrijwilligers. Ze worden bijna dagelijks ingeschakeld voor onze werking. Echter, het inplannen van die vrijwilligers en de communicatie met hen, is een heuse opdracht. Er was dus van het begin af aan een grote nood aan een vast instrument om niet elke vrijwilliger individueel te moeten opvolgen. We gingen te rade bij Encima en samen ontwikkelden we een platform via hetwelk de vrijwilligersplanning en communicatie vlot kan verlopen. Voor Encima was dit een nieuw onderwerp. Daarom heeft Marion hen stap per stap uitgelegd wat er nodig was en hoe wij te werk gaan en dat hebben zij proberen te implementeren.

Jullie hebben snel beslist om dit niet op te lossen met een Excel, maar om daar een webgebaseerd platform voor te ontwikkelen.

Stefan: We stelden vast dat er heel veel tijd besteed werd aan de vrijwilligersplanning. Wij proberen uiteraard om voor elke medewerker de middelen te voorzien zodat zij hun taken zo goed, snel en efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. De investering in planningssoftware moest er voor zorgen dat Marion later meer tijd over zou hebben om andere dingen te doen dan het invullen van Excel-sheets.

Marion: De grote uitdaging lag er hem in om een systeem te ontwikkelen waarin elke vrijwilliger zo snel mogelijk, en genoeg op voorhand begrijpt welke taak hij op welke dag moet doen en van hoe laat tot hoe laat. Het is dus eigenlijk een communicatietool, en dat krijg je niet opgelost in Excel. Een webgebaseerde module is dan de enige juiste oplossing.

Op hoeveel vrijwilligers kan De Grote Post rekenen?

Marion: Er is een groep van 80 tot 110 mensen, waarvan er ongeveer 50 tot 80 medewerkers op regelmatige basis worden ingeschakeld.

Stefan: Het is ook zo dat Oostende een stad is waar het vrijwilligersgebeuren nadrukkelijker aanwezig is dan in de rest van Vlaanderen. Dat heeft te maken met de demografie en tijdsbesteding, namelijk het feit dat er in Oostende echt wel meer 55-plussers zijn, die meer vrije tijd hebben en die zich nuttig willen maken. Dat is in De Grote Post zo en dat is bij Theater Aan Zee zo.

Merk je moeilijkheden om over te schakelen naar een digitaal systeem bij die groep?

Marion: Ja, vooral in het begin. Dat was een aanpassing. We hebben een afspraak gemaakt met die mensen om het hen uit te leggen en te presenteren. We organiseren nu ook vormingsmomenten. En éénmaal ze er mee weg zijn gaat het eigenlijk wel vlot.

Er kruipt dus toch heel wat tijd in de samenwerking met vrijwilligers?

Stefan: Onze samenwerking met vrijwilligers is redelijk intensief. Maar die intensiviteit zal altijd financieel voordeliger zijn dan de volledige onkosten van alle vrijwilligers samen. Maar wat het allerbelangrijkste is als je met vrijwilligers werkt, is de sociale relatie met die mensen. Zeker op lange termijn, want als je enkel en alleen op basis van financiële voordelen een relatie aangaat met vrijwilligers ben je enerzijds niet ethisch bezig, maar anderzijds zal ook de motivatie bij die groep vrijwilligers snel afnemen. Op dat moment gaan mensen zich terecht misbruikt voelen. Eigenlijk kunnen we dus niet genoeg tijd investeren in een goeie relatie met elk van onze vrijwilligers afzonderlijk en samen. Op deze manier is elke vrijwilliger ook een echte ambassadeur van de Grote Post.

Werken met vrijwilligers is een sterk groeiende tendens bij culturele centra. Op welke verschillende manieren worden zij ingezet?

Stefan: Het is vooreerst zo dat wanneer een cultuurhuis opengaat voor het publiek, er daar een periode van voorbereiding aan vooraf gaat. Bij De Grote Post heeft die voorbereidingsperiode amper 3 maand geduurd. Er was programma voorzien van 30 à 40 activiteiten in de eerste 10 dagen. En dus heb ik heel snel ingezet op de aanwerving van een eerste persoon die een vrijwilligerswerking kon opzetten. Bij aanvang was de inzet van vrijwilligers puur functioneel-instrumenteel. Ze werden ingezet voor het scheuren van ticketjes, publieksbegeleiding, etc.

Vandaag de dag proberen we echter om die vrijwilligers ook meer inhoudelijke taken te geven. We zetten hen dan in bij zowel de opzet als de inhoud van verschillende workshops of omkaderingsactiviteiten. We hebben bijvoorbeeld een voorleesclub die gedragen wordt door vrijwilligers; één keer per maand lezen zij theaterteksten voor aan kinderen. En zo hebben we meerdere projecten lopende op de verschillende afdelingen. Eigenlijk zijn het dus actieve participanten in onze werking.