Yesplan a 5 ans !

Yesplan fêtera son 5e anniversaire en avril 2016. 5 années mouvementées, au cours desquelles de nombreuses organisations belges et néerlandaises sont passées à Yesplan pour planifier leurs événements. Il y a 4 ans de cela, en 2012, Theater aan het Spui a figuré parmi les premières organisations néerlandaises à faire confiance à Yesplan. Nous avons étudié avec Egbert Mellema, responsable de la gestion technique et des infrastructures, comment Yesplan s’est intégré dans le travail quotidien ces dernières années.

Il y a 4 ans que vous avez implémenté Yesplan. Dans quelle mesure aviez-vous pris part à cette décision ?

C’est moi qui, en interne, réclamais à cor et à cri un programme de planification. Quand j’ai été engagé au Theater aan het Spui, il y a 6 ans de cela, on travaillait avec des fichiers Excel, et j’ai dû tout penser en Excel : mes horaires, les plannings… Les services location et planning régulier travaillaient dans un fichier Excel partagé. Mais comme des renseignements étaient saisis et traités en divers endroits, on ne savait jamais au juste qui détenait les bonnes informations. De plus, chaque service devrait retaper les données, engendrant une tonne de travail en double et aussi quelques oublis.

Je me suis mis en quête d’une solution, aidé par deux collègues. Nous sommes très vite arrivés à une série de logiciels éprouvés, mais on m’a conseillé, via, via…, d’aller jeter un coup d’œil sur Yesplan. Alors, avec ces mêmes collègues, nous avons sondé ce nouveau système, qui nous a d’emblée beaucoup plu.

Si vous aviez à nouveau le choix aujourd’hui, prendriez-vous toujours Yesplan pour des raisons de mobilité, ou d’autres facteurs interviendraient-ils ? 

En ce moment, nous sommes en pleine fusion avec le Nationale Toneel (Théâtre National) et le Koninklijke Schouwburg (Théâtre Royal). Nous utilisons tous trois Yesplan (ce qui n’est pas un hasard) ; le Théâtre National l’utilise autrement pour sa compagnie itinérante, mais le Théâtre Royal l’utilise d’une manière analogue à la nôtre. Actuellement, nous examinons comment nous pouvons agencer Yesplan afin qu’il puisse servir à ces trois organisations, avec un volet production et un volet programmation.

En outre, je me rends compte que je considère Yesplan autrement qu’à l’époque, car j’ai évidemment accumulé une expérience certaine de ce programme. Les éléments vraiment essentiels qu’il en ressort sont la planification du personnel et l’obtention de renseignements sur place. Et ces aspects-là, même chez nous, peuvent encore être améliorés.

Un autre point dont je tiendrais compte aujourd’hui est l’information administrative que l’on peut extraire d’un ensemble – quand nous avons commencé à utiliser Yesplan, nous ne savions pas très bien comment nous en servir. Maintenant, nous pouvons tirer maintes données de Yesplan, ce qui est tout bénéfice pour nous. Grâce à Yesplan, nous savons comment nos procédures d’entreprise se déroulent.

De plus, rassembler toutes les informations à un seul endroit est extrêmement important. Chacun sait de ce fait où aller voir quand il travaille le soir.

Les choses se passent-elles différemment d’autrefois grâce à Yesplan ?

Yesplan nous permet de prendre des décisions plus rapidement et de mieux planifier à l’avance. Les offres de location sont plus vite prêtes. Yesplan est notre fil conducteur : aussi bien le système caisse que le site Internet sont gérés à partir de Yesplan.

Il y a 5 ans, vous avez osé faire confiance à un logiciel neuf et innovant qui n’avait pas encore fait ses preuves aux Pays-Bas. Est-ce typique du Theater aan het Spui ?

Il me semble, oui. Dans un théâtre, on a l’habitude – même si ce n’est pas toujours bon – de se décider rapidement. Si quelqu’un dit « Il faut forer un trou dans le mur ici », alors, c’est pour ainsi dire « aussitôt dit, aussitôt fait ». Cela a ses bons et ses mauvais côtés.

Mais avec Yesplan, je n’ai pas eu l’impression de prendre un grand risque. Yesplan nous a largement épaulés pour optimiser notre gestion d’entreprise. Et puis, nous avons à cœur d’embrasser de nouvelles initiatives et de donner à de jeunes créateurs la chance de monter un spectacle, donc pourquoi ne pas laisser à un jeune logiciel la chance de montrer de quoi il est capable ? Si on ne prend jamais de risque, on ne progresse pas…

Ces 5 dernières années ont vu émerger, outre Yesplan, toute une série d’applications (billetterie, comptabilité, …) destinées à simplifier la vie des théâtres et organisations culturelles. Quel impact cette évolution a-t-elle sur le secteur événementiel ?

Je dirais que la professionnalisation est une avancée. Le monde du théâtre est, ou était, une sorte de pêle-mêle rassemblant des gens de tous horizons professionnels. Moi-même, je suis technicien de formation et je travaille maintenant dans un bureau, j’ai côtoyé des anciens danseurs reconvertis en techniciens, un chauffeur de camion, un marin, … et que sais-je encore. Du moins, ça, c’est ma génération, car après moi viennent des gens qui ont généralement suivi une formation plus spécifique et désireux de montrer que les choses peuvent être améliorées… La vie nous est sans cesse simplifiée. Aujourd’hui, ce type de logiciel met quantité d’informations et d’aptitudes supplémentaires à notre portée.

Le revers de la médaille, c’est qu’on a souvent plus de travail tout simplement parce que ces logiciels permettent d’en abattre plus. Ils simplifient de nombreuses choses, mais d’autres choses viennent à la place. Je trouve cela positif, car on s’en sort mieux.

La professionnalisation est-elle compatible avec l’artistique ?

Je le pense ; le tout est de trouver le bon équilibre. Et pour le trouver, il faut avoir des gens capables de traduire la créativité en professionnalisme et inversement. Souvent encore, l’aspect artistique s’oppose aux structures, alors que l’aspect technico-productif pense justement qu’il est plus facile de se montrer flexible et créatif si l’on bénéficie d’une très bonne structure. Si par ex. on connait 2 ans à l’avance les productions programmées, les décors à construire pour celles-ci, l’éclairage à prévoir, les préparatifs seront bien meilleurs. Quand la production prendra la scène et sera montée, tout sera déjà prêt. Tout le monde sait ce qu’il a à faire, ce qui assure une organisation plus calme. Du coup, cela laisse davantage d’espace pour un petit plus, une note créative. Quand il faut encore bâtir tout le décor la semaine précédant la première, on vient à bout du boulot mais ce n’est pas ce que ça aurait pu être. Là réside la grande différence, et la quête de l’équilibre.

Si vous aviez votre mot à dire, où en serait Yesplan dans 5 ans ?

Ce que je remarque à présent, ce dont nous aurons besoin après la fusion, c’est d’une meilleure planification du personnel et d’une communication des informations sur place optimisée. Le besoin de consulter Yesplan sur d’autres appareils se fait également de plus en plus ressentir. Certainement pour les compagnies itinérantes. Moi, je donnerais donc la priorité à ces deux points.

Songez donc à toutes les possibilités : détermination du trajet, calcul de la consommation de carburant, liste des théâtres, compilation de fiches techniques des théâtres… bref, la réunion d’une mine d’informations facilement accessibles dans un logiciel de planification. Imaginez de planifier une production dans Yesplan et de pouvoir tout de suite estimer les frais de déplacement, de nuits d’hôtel et de repas… Ce serait fantastique, non ?