Yesplan a 5 ans

Pensiez-vous, il y a 5 ans, que Yesplan en serait là où il est aujourd’hui ? Qu’est-ce qui ne s’est pas déroulé selon les plans ?

Yesplan a connu de longues prémices à Vooruit. Il y a eu une poignée de coups d’essai, mais durant les dix-huit mois qui ont précédé la création de l’entreprise propriétaire de Yesplan, la première version de Yesplan, qui s’appelait à l’époque Nextplan, avait déjà été réalisée, du concept au produit fini. À ce jour, cette base est restée inchangée.

J’ai fait partie de l’équipe qui a façonné Yesplan à Vooruit. J’étais chargé de l’implémentation concrète avec Henk Catry, alors product manager. Nous faisions tout, du concept au produit fini. À cela s’ajoutaient de multiples entretiens avec les parties prenantes et les gens qui allaient devoir se servir du logiciel, tous départements confondus. Et d’innombrables croquis.

Nos partners in crime étaient trois ingénieurs en informatique qui voulaient troquer leur carrière académique contre quelque chose de plus tangible. Nous avons ainsi travaillé pendant 1 an avec cette équipe réduite, avec souplesse, au fondement de notre produit actuel. Si nous avons toujours cru que cela perdurerait encore 5 ans plus tard, c’est néanmoins fantastique de voir où cela nous a menés. Je demeure reconnaissant envers Vooruit de nous avoir donné nos chances ainsi que l’espace nécessaire.

logiciel pour planifier evénéments

À l’époque, le besoin criant d’un tel produit nous semblait évident. Dans notre esprit, il était impensable que d’autres organisations ne soient pas confrontées aux mêmes soucis. Moi-même, j’avais ressenti ce besoin en tant que collaborateur de Vooruit, où j’ai été successivement, et parfois simultanément, technicien de scène, technicien du son, collaborateur TIC, développeur multimédia et responsable du site Internet. J’ai ainsi eu l’occasion de travailler dans divers départements, des services opérationnels au service marketing et communication, où j’ai touché à divers aspects de l’organisation et de la réalisation d’événements, de façon directe ou indirecte. J’en ai également expérimenté les problèmes : flux d’information lacunaires, mauvaise communication, réservations en trop, changements de dernière minute, recherche désespérée de la dernière version de la bonne police du titre de la représentation, ce genre de choses. Tout cela a été déterminant pour l’orientation que nous avons prise dès la première version de Yesplan et pour les concepts que nous avons introduits à l’époque.

Nous avons toujours cru que nous obtiendrions au final un beau produit, mais il est chouette de voir que nous y sommes effectivement parvenus 5 ans plus tard.

De quoi vous occupiez-vous il y a 5 ans, et que faites-vous aujourd’hui ?

Il y a 5 ans, j’ai débuté à la fonction d’Interaction Designer : j’étais responsable de la conception visuelle et de la convivialité de Yesplan. Pour cela, j’ai réalisé des croquis et des prototypes, mais aussi un HTML prêt à l’emploi et un code CSS. Cependant, par chance :), nous possédons d’autres spécialistes pour le code définitif, le back-end, le software design, l’architecture sous-jacente, la programmation et toutes les choses compliquées qui y sont liées.

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La conception d’un logiciel est une chose complexe, et il est capital que l’ensemble de l’équipe concernée par l’élaboration du produit collabore activement en vue d’atteindre le résultat voulu. Un bon logiciel doit être plongé le plus vite possible dans l’environnement dans lequel il sera utilisé. C’est pour cela que nous avons commencé à travailler dès que possible dans le navigateur, car Yesplan est une appli web. Cela rend les choses palpables et nous permet de voir dans la pratique si ce que nous avons imaginé fonctionne effectivement, ainsi que les problèmes et défis présents aux niveaux technique mais aussi de la convivialité. De ce fait, les concepteurs de Yesplan doivent aussi avoir un assez bon niveau technique.

Actuellement, je suis Product Director de Yesplan. À ce titre, je gère et guide le produit en fonction des besoins et problèmes du marché où nous sommes actifs. De plus, je conduis et suis de très près le cycle intégral du produit (stratégie, concept, design, développement, documentation, évolution, end-of-life). Je détermine quel produit est nécessaire à nos utilisateurs pour résoudre leurs problèmes, quelles fonctions doivent être développées à cet effet et leur ordre de priorité. Nous formons, avec l’Interaction Designer et les Software Engineers, une équipe bien rodée et parfaitement complémentaire. Ensemble, nous veillons à maintenir l’équilibre entre les besoins des utilisateurs, les possibilités de la technologie et les critères de succès commercial.

En quoi Yesplan se justifiait-il il y a 5 ans, et est-ce toujours le cas ?

Il y a 5 ans, Yesplan se justifiait parce qu’il résolvait des problèmes réels des organisations. Nous favorisons la collaboration et le partage d’informations à travers les organisations, et nous le faisons d’une façon qui plaît à notre groupe cible. Nous nous tenons informés de ce qui se passe chez nos utilisateurs afin de faire avancer Yesplan dans la bonne direction. Pour continuer à être justifié, il faut résoudre des problèmes concrets d’une manière adaptée. Je pense qu’il reste de nombreux problèmes à aborder 🙂

yesplan wouter andy

Quelle était l’idée de départ et comment cette idée a-t-elle évolué au fil des 5 années écoulées ?

Notre objectif de départ était la réalisation d’un produit convivial, aménageable de manière flexible et offrant un bon couplage. Mais surtout : un produit qui offre une solution aux enjeux auxquels les organisations qui allaient l’utiliser étaient confrontées. Nous voulions une solution de qualité, applicable de maintes façons sans pour autant être un logiciel sur mesure onéreux.

Les concepts introduits à l’origine étaient fondés sur le fonctionnement de Vooruit et les rouages de cette organisation, mais avec l’idée qu’ils devaient pouvoir être transposés pour d’autres organismes analogues. Nous réfléchissions toujours à une manière générique de résoudre un problème donné, à une solution qui ne soit ni trop délimitée, ni trop restrictive.

Cette approche n’a pas fondamentalement changé ; je pense que c’est là que réside la force de notre solution. Nous cherchons les problèmes communs à nos utilisateurs et voyons s’il est possible de les solutionner. Ensuite, nous examinons comment les résoudre valablement et si cela apporte de la valeur ajoutée à Yesplan. S’il s’avère que nous sommes sur la bonne piste, alors nous poursuivons.

Toutefois, le fait de laisser un produit évoluer soulève d’autres défis, auxquels on est confronté dès le jour où l’on remet les commandes du logiciel aux utilisateurs. D’une part on ne veut pas traîner trop de lest, mais d’autre part il faut conserver autant que possible la base du produit. C’est un exercice d’équilibriste constant, émaillé de compromis et de défis.

Quel développement de fond (produit) n’aviez-vous pas prévu mais est néanmoins survenu ? Quels éléments ont poussé le produit dans une direction donnée ?

À vrai dire, nous n’avons pas d’idée précise de ce qui peut ou ne peut pas être développé. Nous nous laissons largement guider par les besoins rapportés. Ce qui ne veut pas dire que nous n’avons aucune vision de la voie que nous voulons emprunter, et surtout de ce que nous laissons de côté.

Depuis le tout début, nous sommes convaincus qu’on ne peut pas être bon en tout. Toucher un peu à tout mais n’exceller dans rien n’est pas notre façon de travailler. Nous ne nous écartons pas de notre produit de base, un outil visant à organiser et gérer événements, matériel et personnel, à établir la liste des coûts et recettes des événements, ainsi qu’un kit permettant d’optimiser les flux d’information à travers toute l’organisation. C’est pour cela aussi que Yesplan est un système ouvert facilitant les intégrations : nous ne construisons pas tout de A à Z, mais intégrons les composants de parties qui sont bonnes dans leur domaine.

Quelle est à votre avis la plus belle réussite de Yesplan au bout de 5 ans ?

L’équipe dont Yesplan bénéficie ! Chacun de ses membres, depuis ceux qui présentent Yesplan à une organisation jusqu’à ceux qui encadrent son implémentation, en passant par l’équipe support, l’équipe produit, … Tous ceux qui ont affaire à Yesplan sont unanimes : la motivation, l’implication, l’expertise et la disponibilité de l’ensemble de notre équipe constituent un fameux atout.

yesplan team

Quelles fonctions sont supprimées du programme et pourquoi ?

Une multitude d’idées fusent chez nous, et nos clients nous soumettent aussi de nombreuses suggestions. Parfois, ces suggestions sont exécutées sans délai, mais c’est exceptionnel. La plupart des idées et suggestions sont aussitôt écartées.

Il est très tentant de se pencher tout de suite sur une idée neuve et sympa. Mais ce que nous voulons éviter, c’est que les suggestions les plus « entendues » (attention, on n’entend jamais tout) et entendues le plus récemment, ou celles exprimées le plus fort, nous fassent passer à côté des problèmes les plus significatifs. Souvent, se donner le temps de réfléchir à tête froide à chaque idée est salutaire.

Un autre facteur important est qu’il n’existe pas de « petite » fonction. Aussi trivial qu’un changement ou ajout puisse paraître, il ne l’est souvent absolument pas en pratique. Son impact peut parfois s’avérer étonnamment grand. Et mettre trop de sonnettes et d’alarmes ajoute à terme un poids incontrôlable qui nuit au tout.

Quels clients ont le plus inspiré à Yesplan une innovation dans un domaine précis ?

Tous nos clients nous inspirent, chacun à sa façon. L’innovation réside dans de petites choses.

Quels sont vos rêves pour l’avenir ? Où en sera Yesplan dans 5 ans ?

Dans 5 ans, nous serons un acteur mondial de notre secteur : l’étranger nous fait de l’œil !

Quelle est à votre avis la meilleure anecdote liée à Yesplan ?

Le bruit court que l’illustre ancêtre de Nextplan (Nextplan étant la version initiale de Yesplan) s’était vu surnommer « tire-ton-plan », apparemment parce qu’il n’était guère convivial et pas du tout à la hauteur des attentes. Je ne sais pas qui a lancé ce sobriquet… mais il a bel et bien incité Vooruit à mieux faire les choses par la suite. The rest is history… 🙂