La fin de l’ère du papier

Ce n’est probablement pas la première fois que vous entendez cette prédiction. Les entreprises de technologie affirment généralement – à tort ou à raison, c’est là un autre débat – que le produit ou le service qu’elles proposent sonne le glas du papier. La fin des calendriers, blocs-notes et autres magazines a déjà été annoncée plus d’une fois.

Bien sûr, la technologie se prête idéalement à la numérisation et au partage collaboratif de documents sur une plateforme commune. Pourtant, les solutions basées sur les nouvelles technologies apportent généralement aussi leur lot de problèmes. Comment savoir par exemple si tel ou tel système ou processus bénéficiera de la numérisation ou même de l’automatisation ? Il y a là matière à réflexion.

Je me rappelle d’un épisode de Dragons’ Den, où un candidat s’entend répondre : « Félicitations ! – vous avez inventé une solution inefficace pour un problème qui n’existe pas ! » Avouons que l’inverse est franchement plus souhaitable : les solutions technologiques doivent a) être efficaces et b) résoudre un problème.

« Avancer le début d’un événement de 15 minutes a des conséquences pour le personnel technique, mais aussi pour le personnel d’accueil, le traiteur ainsi que d’autres départements d’appui. »

Un calendrier de production dont les horaires, soi-disant définitifs, ne le sont pas vraiment… cela vous rappelle sans doute quelque chose, non ? Les événements sont de nature imprévisible et les changements de dernière minute sont fréquents. Dès que quelqu’un a commencé à lancer l’impression de la feuille de route, le traiteur appelle pour demander si les desserts surgelés peuvent être livrés plusieurs heures avant les hors-d’œuvre. Soupir.

Un jeu d’enfant pour ceux qui ont une solution à tout ? Certains le pensent…. sauf que ces changements de dernière minute sont souvent lourds de conséquences. D’autres membres de l’équipe devront arriver plus tôt pour préparer la salle, l’équipe de nettoyage devra avoir rendu la cuisine nickel plus tôt que prévu et le concierge laisser rentrer tout le monde quelques heures avant l’heure initialement convenue.

Si nous considérons la situation dans son ensemble, il ne s’agit pas seulement de communiquer les nouveaux horaires à votre équipe, il faut trouver des solutions d’entreprise intelligentes. Car si vous avancez tout l’horaire, vous risquez que le personnel ne soit pas à son poste dans les temps ou qu’il n’ait pas été briefé du tout. Et ce n’est pas tout, si l’horaire du planning est avancé, vos collaborateurs arriveront plus tôt… avec les frais supplémentaires que cela implique, au grand dam du producteur interne ou externe.

Les professionnels du venue management que nous sommes l’ont bien compris : il faut proposer des solutions qui font harmonieusement le lien entre les équipes en charge de la planification et celles en charge du déploiement. Bien sûr, Yesplan permet aux planificateurs et aux collaborateurs de visualiser clairement les moments et les lieux où ils sont nécessaires. Toutes les personnes concernées peuvent avoir accès à leurs tâches et à la répartition des responsabilités en quelques clics seulement, ou les visualiser dans leur calendrier personnel en format read-only (une bénédiction pour les membres occasionnels de l’équipe).

Pourtant, on continue à nous demander : « Pouvons-nous l’imprimer ? »
« Oui ! », leur répond-on. Mais EST-CE VRAIMENT NÉCESSAIRE ?

Notre équipe de gestionnaires de compte s’emploie régulièrement à offrir la possibilité de générer des rapports personnalisés qui peuvent être imprimés… mais qui ne le sont jamais. Et lorsque nous demandons aux chefs d’équipe pourquoi, ils nous répondent souvent qu’ils trouvent plus facile d’utiliser les informations uniquement dans leur version informatisée.

Inutile de dire que de telles remarques nous font bien plaisir car elles montrent que nous fournissons les outils dont les gens ont besoin. Ce n’est pas que nous ayons l’ambition de reléguer le papier dans les oubliettes de l’histoire, mais force est de constater qu’il y a aujourd’hui des solutions plus intelligentes et plus rapides pour faire notre boulot quotidien et assurer une communication parfaite sans porter atteinte aux forêts pluviales. L’imprimé n’est pas mort, mais aidons-le à présent à prendre sa retraite !