Yesplan facilite la gestion d’événements au centre d’art Gulbenkian

À Gulbenkian, le centre d’art de l’Université du Kent, la créativité se déploie sur plusieurs scènes. Chaque année, plus de 1 000 événements sont organisés dans ce lieu, qui comprend un théâtre, un cinéma, un café avec un espace de performance style cabaret  et un accès à une salle de concert. Le programme inclut des projections de film, des productions de théâtre et de danse contemporaine, et des spectacles humoristiques. Innovation, inspiration et imagination sont ici les maîtres mots.

Vous ne serez pas étonné d’apprendre que l’organisation d’autant d’événements requiert beaucoup de travail en coulisses. David Haigh est le directeur des opérations à Gulbenkian. Il supervise la gestion des événements et assure la coordination entre les nombreux collègues, artistes et collaborateurs qui doivent travailler ensemble pour organiser des événements culturels.

La gestion des différents éléments nécessaires pour mettre en place un événement constitue un numéro de jonglage complexe. M. Haigh doit non seulement utiliser toutes ses capacités pour ne pas faire tomber les balles, mais il doit aussi les faire tourner entre les différents collaborateurs actifs en coulisses. Et, au bout du compte, il doit veiller à ce que chaque balle atteigne la bonne cible.

Et si l’on pouvait faciliter ce numéro de jonglage ?

Lorsque M. Haigh a décidé de se procurer un logiciel de centralisation des informations pour faciliter la communication entre toutes les parties, il a choisi Yesplan – un système intuitif basé dans le cloud qui simplifie la collaboration et rationnalise le flux de travail.

Haigh a choisi Yesplan pour des raisons financières et de bon sens. Après avoir consulté son équipe, il est apparu clairement que la première priorité était l’accès – chaque collaborateur travaillant sur un événement devait avoir accès au système. Il souhaitait aussi un logiciel qui puisse être facilement adapté aux différentes caractéristiques de chaque événement. Et, enfin, il désirait payer un prix raisonnable. Au cours de ses recherches, M. Haigh a découvert que d’autres logiciels pouvaient centraliser les informations, mais exigeaient des licences supplémentaires, au prix prohibitif, simplement pour que son équipe ait accès aux données. Face à ses concurrents, Yesplan s’est imposé comme une évidence : nettement meilleur marché, ce logiciel offrait néanmoins toutes les caractéristiques que recherchait M. Haigh.

Collaborer en toute confiance

L’équipe de M. Haigh a récemment commencé à utiliser Yesplan pour coordonner ses événements. Leurs réunions hebdomadaires sont déjà grandement facilitées depuis que tout le monde dispose des informations nécessaires. Son équipe trouve que Yesplan est facile à utiliser et n’a pas peur d’adapter le système pour qu’il réponde à ses besoins. Ce que préfère M. Haigh, c’est justement la simplicité avec laquelle on peut personnaliser Yesplan :

« cela a été particulièrement utile pour le cinéma. Nous avons ajouté des champs de données pour aider à gérer ce processus ».

La fonction la plus utile est sans aucun doute celle des notifications par e-mail. Lorsqu’un élément est modifié dans le système, tous les collaborateurs concernés reçoivent directement un e-mail. Ils gagnent ainsi beaucoup de temps puisqu’ils peuvent immédiatement décider s’ils attrapent la balle ou la renvoient. Comme il ne faut plus contacter chaque personne séparément, toute l’équipe est en confiance et sait que chacun des membres est au courant des changements importants.

En route vers un avenir moins stressant

Haigh est ravi du soutien qu’il a reçu en tant que client :

« personnellement, j’adore Yesplan et je le recommanderais volontiers. »

Il est aussi très content des possibilités d’extension intégrées à Yesplan :

« l’évolutivité du système est telle qu’il jouera un rôle de plus en plus important au fur et à mesure que nous le déploierons dans le département Arts et Culture de l’Université. Il a clairement bénéficié à l’organisation. »

Yesplan permet d’organiser et gérer des événements sans stress. Et quand toutes les balles atteignent leur cible, le personnel passionné de Gulbenkian peut se concentrer sur son objectif : autonomiser et soutenir les artistes, les jeunes et la communauté.