Yesplan a 5 ans !

Yesplan fêtera son 5e anniversaire en avril 2016. 5 années mouvementées, au cours desquelles de nombreuses organisations belges et néerlandaises sont passées à Yesplan pour planifier leurs événements. Il y a 4 ans de cela, en 2012, Theater aan het Spui a figuré parmi les premières organisations néerlandaises à faire confiance à Yesplan. Nous avons étudié avec Egbert Mellema, responsable de la gestion technique et des infrastructures, comment Yesplan s’est intégré dans le travail quotidien ces dernières années.

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Jan Keimpema sur le nouveau module Teamplanner+

« Toute violation de la CCT s’affichant visuellement dans Yesplan, on n’a plus besoin de se demander en permanence ce qui est permis ou non pour le planning. »

Jan KeimpemaEn mars 2015, Yesplan a introduit un nouveau module, le Teamplanner+, qui permet de vérifier les horaires établis par rapport à la législation sur les heures de travail et à la CCT. Un projet ambitieux, au développement duquel ont collaboré plusieurs théâtres, dont celui de Zwolle. Nous avons discuté avec Jan Keimpema, Coordinateur technique, de l’importance d’une bonne planification des équipes et de son expérience de ce projet pilote. Read more…

MAAS couple Yesplan à son chauffage

Peter Raaijmakers est technicien en chef chez MAAS Théâtre & Danse. Il est responsable du bâtiment, de la technique des représentations, de celle du bâtiment, des techniciens et des budgets y associés. Pour rendre son bâtiment moins énergivore, Peter s’est penché sur l’API et a couplé le chauffage à Yesplan. Une histoire qui inspire !

Quel avantage revêt Yesplan ?

Si, à l’origine, nous étions une société de production, depuis que nous avons pris le nom de MAAS, il y a maintenant 2 ans, nous possédons aussi notre propre bâtiment qui renferme deux salles. Nous employons 5 techniciens et faisons appel, pratiquement toute l’année, à un certain nombre d’indépendants. Deux participent en permanence à nos tournées, et deux travaillent dans nos locaux. Moi-même, je passe régulièrement d’une équipe à l’autre.

Le principal avantage de Yesplan est qu’il comporte une base de données comprenant aussi bien les activités internes que les tournées. Le logiciel possède un seul planning, sur lequel tout est basé. Auparavant, nous avions un fichier Excel par tournée, ce qui était une énorme source d’erreurs. Cette époque est maintenant révolue.

Avant que Yesplan soit implémenté, on sentait une très grande réticence à abandonner le système en place. Toutes sortes de budgets cruciaux et autres étaient en effet reliés à ces fichiers Excel avec lesquels nous travaillions. Mais grâce au couplage d’Excel et de Yesplan, les divers éléments peuvent à présent parfaitement être reliés entre eux.

Yesplan sait quand une salle doit être chauffée et quand ce n’est pas nécessaire

Cette année, ce sont les transformations qui m’ont beaucoup occupé : d’un très grand espace original, nous avons fait deux salles de théâtre. En parallèle, nous tentons de rendre notre bâtiment moins énergivore. Il importe en effet de s’assurer qu’un espace n’est pas chauffé quand il n’est pas utilisé. Quand j’ai commencé à réfléchir à cette question, j’ai immédiatement pensé à Yesplan, car ce logiciel sait précisément quel local est utilisé quand. Mais quand j’ai demandé à l’installateur du conditionnement d’air d’effectuer ce couplage, il m’a sorti toutes sortes de systèmes capables de le faire, mais excessivement onéreux.

Chacun imaginait des solutions très compliquées, et puis nous nous sommes par hasard retrouvés dans la cuisine, où nous sommes tombés sur un compteur d’heures supplémentaires qui permettait aussi de définir si un local devait être chauffé ou non. Alors, l’installateur a lui aussi réalisé qu’il ne nous fallait pas forcément RS-485, ethernet ou que sais-je encore, mais que le couplage pouvait simplement passer par un commutateur ON/OFF.

Et concrètement ?

J’ai demandé à l’installateur du conditionnement d’air de nous proposer un contact libre de potentiel pour la grande salle, la petite salle et le foyer, qui sont les trois espaces les plus souvent vides.

Afin de lancer le chauffage des salles au moment opportun, j’ai écrit un petit programme qui va rechercher une série de champs dans Yesplan. Il se trouve que dans Yesplan, on saisit toujours les heures de début et de fin d’une représentation. Le programme reprend alors l’heure de début plus le temps de chauffage de l’installation, de même que l’heure de fin plus une demi-heure de marge. Et puis, j’ai aussi prévu un champ que l’on peut cocher si des travaux sont prévus tel jour. Quand on le coche, on doit introduire la durée des travaux, suite à quoi l’espace concerné sera chauffé à partir du début des travaux. Le foyer est dans ce cas aussi d’office chauffé, mais si l’on n’en a pas besoin, par exemple dans le cas de répétitions, on peut l’indiquer, et le foyer ne sera alors pas chauffé.

J’ai écrit le logiciel intermédiaire qui effectue l’analyse de ces données dans Perl, et j’y ai ajouté un front-end en PHP afin de pouvoir surveiller ce qui se passe. Ce système est vraiment foolproof car personne n’y touche : un Raspberry Pi est placé dans l’armoire de commande du système de conditionnement d’air, auquel j’ai raccordé trois relais. Et le système est tellement intégré que la salle et le foyer sont chauffés dès que l’on réserve un événement avec heure de début et heure de fin. Dès lors, on ne peut plus annuler le chauffage de certains espaces que par une manipulation manuelle. Il fait donc plutôt trop chaud que trop froid.

technologie

J’ai consacré deux jours à cette tâche, montage du matériel inclus. Une fois l’idée formulée, j’ai d’abord étudié le mode d’emploi de l’API. Ça ne m’a guère pris de temps. Puis, j’ai commencé par effectuer des requêtes http en PHP, en observant les outputs que j’obtenais. Erwin, le responsable intégration de Yesplan, m’a aidé à peaufiner les requêtes. Quand j’ai été certain d’obtenir l’output voulu, je l’ai transposé en un script. Pour le matériel, j’ai dépensé moins de 100 €. L’investissement est donc très rapidement récupéré.

« On peut s’en donner à cœur joie ! »

J’ai également réalisé un passage en revue journalier avec l’API, destiné aux ordinateurs du secrétariat. C’est très pratique : ça permet de voir sur un seul écran qui fait quoi. Les gens qui sont en tournée l’utilisent maintenant chaque jour via leur téléphone. Ça permet de voir où chacun se trouve, à quoi il travaille. C’est très chouette pour obtenir un aperçu global d’un coup d’œil.

Je suis à présent occupé à réaliser un aperçu annuel. Appréhender d’un seul regard ce qu’il s’est passé en un an est primordial pour nous. Cela veut dire que les tournées, les spectacles et les festivals doivent être affichés sous la forme de blocs. C’est important parce que nous devons examiner les partages de ressources et la répartition du personnel.

Notre but, ensuite, est d’étendre la commande du chauffage aux bureaux. Nous aimerions par ailleurs installer une commande électrique du chauffage. Nous pourrons alors indiquer, pour chaque local, s’il doit être chauffé ou non. Puis, nous pourrons encore coupler l’éclairage et l’alimentation électrique des ordinateurs. Ultérieurement, on pourra encore y raccorder l’alarme antivol. Une fois que l’alarme antivol sera reliée, l’éclairage, le chauffage et les ordinateurs s’éteindront automatiquement dans tous les bureaux. Tout cela devrait aussi pouvoir être couplé à Yesplan, mais les horaires de nos bureaux n’y figurent pas. Bref, on pourrait encore s’en donner à cœur joie !

Des partenaires au lieu de sponsors

La recherche de sponsors est un aspect pesant de l’organisation d’un événement. Bien souvent pourtant, sans leur soutien financier, la mise sur pied de l’événement tomberait à l’eau. En outre, malheureusement, cette opération prend du temps. C’est pourquoi on observe, dans le secteur événementiel, une évolution de la notion de sponsorisation à celle de partenariat, pour le bénéfice des deux parties. Voici quelques astuces pour que ces partenariats se passent bien.

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