5 raisons d’abandonner Gcal et autres logiciels inadaptés

On a tous un ami qui n’arrête pas de nous répéter à quel point Apple est teeellement mieux qu’Android – ou l’inverse. Pensez à ces vieilles pubs Mac vs PC, dans lesquelles chaque personnage essayait de convaincre l’autre que son système était le meilleur. Bien sûr, objectivement, les deux solutions ont leurs mérites. (Même si, en tant qu’utilisateur intensif de Google Apps, Android l’emporte selon moi haut la main.)

Les événements et présentations Yesplan en Europe soulèvent un débat similaire. En général, le fait que nos workflows et processus soient spécifiquement conçus pour les institutions culturelles est un grand soulagement pour nos clients, et nous sommes donc accueillis par des sourires rayonnants et sous les applaudissements. Quel bonheur ! Mais, parfois, un participant lève la main pour poser une question – toujours la même :

« Pourquoi ne continuerait-on pas à planifier nos événements dans notre agenda / Excel / Gcal / application partagée gratuite de votre choix ? »

Laissez-moi vous expliquer. En cinq points.

RAISON #1 : AUDIT

Comme tout le monde le sait, les systèmes sur papier sont peu efficaces pour conserver des journaux d’audit. En fait, un événement noté au crayon sur une page peut très bien être effacé d’un coup de gomme et tomber dans l’oubli. Ce qui soulève de nombreuses questions : quand cela a-t-il été changé ? Qui l’a modifié ? Qu’était-il indiqué avant ?

Bien sûr, la plupart d’entre vous ont abandonné ces méthodes préhistoriques et utilisent désormais massivement Google Sheets. Utilisé correctement, ce genre de suite logicielle permet de consulter un historique des mises à jour, grâce auquel vous pouvez aller repêcher les précédentes entrées et identifier les auteurs des changements.

Cependant, vous conviendrez que toutes ces manipulations sont loin d’être aussi simples qu’avec Yesplan. Avec nous, tous se passe comme sur des roulettes. Cliquez sur une ressource, sélectionnez « historique » et hop : il apparaît sous vos yeux. Soyons honnêtes : oui, d’autres systèmes de gestion d’événements disposent de fonctionnalités similaires. Mais attendez, j’ai encore quatre raisons à vous donner.

RAISON #2 : SÉCURITÉ

Les systèmes papier présentent de grands risques en matière de sécurité – sauf, bien sûr, si vous mettez votre carnet sous clé dans le tiroir de votre bureau. Les tableurs et calendriers en ligne sont un peu plus performants, et vous offrent des informations à jour et des updates. Les documents en ligne peuvent être en lecture seule ou protégés par un mot de passe, mais ces droits d’accès restent cependant peu flexibles, n’est-ce pas ?

Quand un événement est confirmé, essayez un peu de déverrouiller une feuille d’horaires uniquement pour les membres de l’équipe technique. Appliquer un tel scénario de sécurité à des feuilles de calcul et des calendriers prend énormément de temps. En revanche, avec Yesplan… Vous voyez ce que je veux dire ?

RAISON #3 : Documents

Besoin de joindre des documents à un événement ? Pas de problème, c’est fait.  Par contre, si vous devez relier un document à de nombreux événements, voire même produire des documents comme des feuilles de service et des contrats, c’est une autre paire de manches.

En ce qui concerne les systèmes sur papier… Doit-on vraiment en parler ? Le manque de solutions de sécurité est en contradiction avec le besoin d’informations financières sécurisées et la capacité à voir directement les documents que nous n’avons pas reçus pour un événement.

Docs ou Word permettent d’intégrer des détails depuis Sheets ou Excel, mais ces solutions exigent que les organisations conçoivent, développent et maintiennent les flux, la sécurité et l’intégrité de l’intégration. En ce qui vous concerne, je ne sais pas, mais nous, jusqu’à présent, nous n’avons encore rencontré aucun organisateur d’événements qui avait suffisamment de temps et d’argent pour financer la recherche et le développement sur mesure.

RAISON #4 : Structures, ProcessUs ET FLUX DE TRAVAIL

Les calendriers sont la clé de la gestion d’événements. Pour suivre toutes vos ressources, une solution pourrait être de créer un calendrier pour chacune d’entre elles. Bonne chance pour concevoir la structure complexe des interdépendances, des ressources et des horaires détaillés dans un logiciel qui n’a pas été spécialement conçu à cet effet.

Les flux de travail de votre entreprise – de la confirmation  d’un événement à la création des contrats et la publication de feuilles de service pour les équipes, en passant par les arrangements avec un producteur ou un promoteur – requièrent une attention très spéciale. Vous avez besoin de fluidité et d’efficacité, ainsi que d’un aperçu clair de chaque détail.

RAISON #5 : AMÉLIORATION CONTINUE 

Si la technologie ne peut pas faire grand-chose pour vos carnets, Excel et Outlook n’ont de cesse de proposer de nouvelles fonctionnalités. Malheureusement, aucune d’entre elles ne répond aux besoins spécifiques de l’organisation d’événements ou du secteur culturel.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que des logiciels aussi généraux ajoutent une fonctionnalité vous permettant de préciser qu’un projecteur est nécessaire pour tel événement, que « Bob » doit l’installer et que vous allez facturer cette prestation 24,50 euros/heure plus TVA car il s’agit d’une location commerciale. Nous, en revanche, nous sommes plus que ravis de vous y aider, peu importe la tournure des événements – notez le jeu de mots.

DITES ADIEU 

Comme nous travaillons dans une industrie qui profite de la créativité, nous apprécions l’ingéniosité dont font preuve les utilisateurs qui inventent des solutions à partir de logiciels le plus souvent gratuits. Néanmoins, les outils généraux, voire même le bon vieux calendrier, présentent de fameuses lacunes en termes de fonctionnalités, qui ne seront jamais comblées, et n’apportent donc que des solutions à court terme. Bienvenue dans une ère de solutions SaaS modernes, bien pensées et superbement conçues, qui offrent un hébergement sécurisé et proposent en continu de nouvelles fonctionnalités. Entrez dans l’avenir !