5 jaar Yesplan: Theater aan het Spui aan het woord

In april 2016 wordt Yesplan 5 jaar. 5 spannende jaren waarin er heel wat organisaties in België én Nederland hun evenementen met Yesplan zijn gaan plannen. 4 jaar geleden, in 2012, was Theater aan het Spui bij de eerste organisaties uit Nederland die van start gingen met Yesplan. We spraken met Egbert Mellema, hoofd Techniek en Facilitair beheer, over hoe Yesplan gedurende de afgelopen jaren onderdeel is gaan uitmaken van hun dagelijkse werking.

4 jaar geleden gingen jullie van start met Yesplan. In welke mate was je bij deze beslissing betrokken?

Ik was diegene die hier intern heel hard riep dat er een planningsprogramma moest komen. Toen ik 6 jaar geleden bij Theater aan het Spui gestart ben, werd er met Excel-bestandjes gewerkt, en ook ik moest alles in Excel gaan bedenken: mijn roosters, de planningen. De afdeling verhuur en de reguliere planning werkten in een gedeeld excel bestand. Doordat er op meerdere locaties informatie binnenkwam en verwerkt werd, was nooit duidelijk wie nu de juiste informatie had. Daarnaast was iedereen informatie aan het overtypen. Er werd heel veel dubbel werk gedaan, en sommige zaken kwamen niet terug.

Samen met twee collega’s ben ik op zoek gegaan naar een oplossing. Je komt dan heel erg snel bij een aantal meer gevestigde systemen uit, maar ik kreeg toen via via een tip om eens naar Yesplan te kijken. Samen met die collega’s heb ik me toen verdiept in dit nieuwe systeem en we waren meteen heel erg enthousiast over Yesplan.

Mocht je de beslissing vandaag opnieuw moeten maken, zou je dan voor Yesplan kiezen om dezelfde beweegredenen of zouden andere zaken meespelen?

We zitten op dit moment midden in een fusie-traject met het Nationale Toneel en de Koninklijke Schouwburg. Alle drie gebruiken we (niet toevallig) Yesplan, het Nationale Toneel gebruikt het als reizend gezelschap anders, en de Koninklijke Schouwburg gebruikt het vergelijkbaar met ons. Nu zijn we dus aan het bekijken hoe we Yesplan kunnen inrichten zodat het voor de drie organisaties dienst kan doen, met een productiekant en een programmeringskant.

Daarbij merk ik dat ik er nu wel anders naar kijk dan toen, omdat ik nu natuurlijk ook gewoon veel meer ervaring heb met een planningsprogramma. Wat in de praktijk heel belangrijk blijkt, is de personeelsplanning en het op de werkvloer krijgen van informatie. Dat zijn zaken die ook bij ons nog beter kunnen.

Iets anders waar ik vandaag rekening mee zou houden, is de managementinformatie die je zo uit een pakket kan halen – we wisten niet goed hoe we dat konden gebruiken toen we met Yesplan gestart zijn. Inmiddels zijn we in staat heel veel uit Yesplan te halen en daar hebben we echt voordeel van. Dankzij Yesplan weten we hoe ons bedrijfsproces loopt.

Het is bovendien erg belangrijk om alle informatie op één plek te hebben. Dan weet iedereen waar ze moeten kijken als ze die avond moeten werken.

En lopen er ook dingen anders dankzij Yesplan ten opzichte van vroeger?

We zijn dankzij Yesplan in staat om sneller te beslissen en om beter vooruit te plannen. Offertes voor de verhuringen zijn sneller klaar. Yesplan is bij ons leidend. Zowel het kassa systeem als de website worden gevoed vanuit Yesplan.

Jullie hebben 5 jaar geleden gedurfd om in te stappen in een nieuw, innovatief systeem dat zich nog niet had bewezen in Nederland. Is dit kenmerkend voor Theater aan het Spui?

Ik denk wel dat dit ons kenmerkt. We zijn in het theater heel erg gewend – en dat is niet altijd een voordeel – om snel beslissingen te nemen. Als iemand zegt “hier moet nu een gat in de muur komen” dan zit dat er bij wijze van spreken ook meteen in. Het heeft zijn voor- en nadelen.

Maar bij Yesplan vond ik het eigenlijk niet zo’n groot risico. Yesplan gaf ons veel vertrouwen om onze bedrijfsvoering te optimaliseren. Verder houden wij er van om nieuwe initiatieven te omarmen en geven we graag jonge makers de kans om een voorstelling te maken, dus waarom dan niet een jong programma de kans geven zich te bewijzen? Als je nooit eens een risico neemt, kom je ook nergens…

De laatste 5 jaar zijn er naast Yesplan nog heel wat toepassingen gegroeid (ticketing, boekhouding, …) die het leven van theaters en culturele organisaties moeten gaan vergemakkelijken. Wat is de impact van dit soort evoluties op de evenementensector?

Ik zou zeggen dat het professionalisering in de hand werkt. De theaterwereld is, of was, een beetje een vergaarbal van mensen uit allerlei verschillende bedrijfstakken. Ikzelf kom uit de techniek en werk nu op kantoor, ik heb gewerkt met ex-dansers die technici zijn geworden, een vrachtwagenchauffeur, een schipper, … noem maar op. Dat is tenminste mijn generatie, want onder mij staan wel steeds meer specifiek opgeleide mensen klaar om ons te laten zien dat het allemaal beter kan… Het leven wordt ons steeds makkelijker gemaakt. Er zijn zo veel dingen die we nu weten en kunnen dankzij dit soort programma’s.

De keerzijde van automatisering is dat er vaak meer werk ontstaat omdat er nu juist meer kan. Het maakt heel veel dingen makkelijker, maar er komen andere dingen voor in de plaats. Ik vind dat een positieve evolutie, want je wordt er wel beter door.

Kunnen professionalisering en de artistieke werking hand in hand gaan?

Dat denk ik wel, het is alleen zoeken naar de juiste balans. Om die te vinden moet je wel mensen hebben die in staat zijn creativiteit te vertalen naar professionalisering en andersom. De artistieke kant is vaak nogal wars van structuren, terwijl de technische/productionele kant juist denkt dat het, als je een hele goede structuur neerlegt, makkelijker is om flexibel en creatief te zijn. Als wij bv. twee jaar van tevoren weten welke producties er gepland zijn, welke decors er voor gemaakt moeten worden, hoe het licht er globaal uit komt te zien, dan kunnen we het veel beter voorbereiden. Op het moment dat de productie de vloer op gaat en gebouwd wordt, dan is alles gewoon klaar. Dan weet iedereen wat hij moet doen en dat geeft rust in de organisatie. En dan is er juist meer ruimte voor iets extra, voor de creativiteit. Als je in de laatste week voor je première nog je decor moet timmeren, dan zal het af zijn maar dan is het niet wat het had kunnen zijn. Dat is het grote verschil, en de zoektocht naar balans.

Mocht jij het voor het zeggen hebben, waar staat Yesplan dan volgens jou over 5 jaar van nu?

Wat ik nu merk, en waar we behoefte aan gaan hebben na de fusie is een betere personeelsplanning en een betere informatievoorziening naar de vloer toe. De roep naar de mogelijkheid om Yesplan te raadplegen op andere devices wordt ook steeds harder. Zeker als reisgezelschap. Die twee dingen zou ik dus hoog op de agenda zetten.

Denk eens aan wat daar allemaal mogelijk is, routeplanning, benzineverbruik berekenen, theaters in kaart brengen, technische lijsten van theaters bundelen… kortom, een schat van informatie die voor het oprapen ligt, samenbrengen in een planningsprogramma. Als ik een productie ga plannen in Yesplan en ik kan er al meteen mijn reiskosten, hotelovernachtingen en dinerkosten uithalen! Lijkt mij fantastisch…