5 jaar Yesplan: Eddy blikt terug

Dacht je 5 jaar geleden dat Yesplan zou staan waar Yesplan vandaag staat? Wat is er anders gelopen?

Yesplan kent een lange voorgeschiedenis in Vooruit. Er zijn een paar pogingen aan te pas gekomen, maar tijdens het anderhalve jaar voorafgaand aan het oprichten van het bedrijf achter Yesplan werd de eerste versie van Yesplan, wat toen nog Nextplan heette, eigenlijk al helemaal uitgewerkt van concept tot uiteindelijk product. De basis van dit product is op vandaag nog helemaal intact.

Ik stond samen met heel wat andere mensen mee aan de wieg van Yesplan binnen Vooruit. De concrete uitwerking deed ik samen met Henk Catry, toenmalige product manager. Wij werkten alles uit van concept tot uiteindelijk product. Dit ging gepaard met veel interviews met stakeholders en mensen die de software uiteindelijk moesten gaan gebruiken, van allerlei afdelingen. En veel schetsen.

Onze partners in crime waren drie software engineers die hun academische carrière wilden inruilen voor iets meer tastbaars. Wij werkten gedurende een jaar in dit kleine team op een agile manier aan de basis van wat we nu kennen. Dat dit 5 jaar later nog steeds standhoudt is iets waar we altijd in geloofd hebben, maar niettemin is het fantastisch waar het ons gebracht heeft. Ik ben nog steeds dankbaar dat we hiervoor de nodige ruimte en kansen gekregen hebben binnen Vooruit.

teamplanner event software presentation

Toen al was het voor ons duidelijk dat er grote nood was aan een dergelijk product. Het was, in ons hoofd, ondenkbaar dat andere organisaties niet met dezelfde uitdagingen te maken hadden. Ik had zelf die nood ervaren als medewerker van Vooruit. Ik was er opeenvolgend en soms gelijktijdig werkzaam als podiumtechnieker, geluidstechnieker, ICT-medewerker, multimedia ontwerper en verantwoordelijke voor de website. Op die manier werkte ik bij verschillende afdelingen, van operationele diensten tot de marketing en communicatie afdeling, waar ik heel rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken was bij diverse aspecten van het organiseren en realiseren van evenementen. Maar ook de uitdagingen; de gebrekkige informatiestromen, de foute communicatie, de overboekingen, last-minute wijzigingen, het wanhopig zoeken naar de laatste versie van de juiste schrijfwijze van de titel van de voorstelling, dat soort zaken. Het was zeer bepalend voor de richting die we uitgegaan zijn bij die eerste versie van Yesplan en de concepten die we toen geïntroduceerd hebben.

We hebben er altijd in geloofd dat dit tot een mooi product zou leiden, maar om na 5 jaar te zien dat het ook daadwerkelijk gelukt is, is fijn.

Waarmee hield je je 5 jaar geleden bezig en wat doe je nu?

5 jaar geleden ben ik begonnen in de rol van Interaction Designer en was ik verantwoordelijk voor het visuele ontwerp en de gebruikerservaring van Yesplan. Ik deed dit in schetsen en prototypes, maar ook in productieklare HTML en CSS-code. De échte code echter – de back-end, het software design, de bijhorende architectuur, het programmeerwerk en alle complexiteit die daarbij komt kijken – daar hebben we gelukkig andere specialisten voor 🙂

resources info software

Software ontwerpen is een vrij complexe aangelegenheid waarbij het cruciaal is dat het hele team die aan het product bouwt goed samenwerkt om het gewenste eindresultaat te bereiken. Goede software moet zo snel mogelijk getoetst worden in de omgeving waarin het gebruikt wordt. Vandaar dat we zo snel mogelijk meteen in de browser aan de slag gaan; Yesplan is immers een web-app. Dit maakt het tastbaar, en laat ons toe om zelf al meteen te ervaren of de dingen die we bedacht hebben ook effectief werken en wat de problemen en uitdagingen zijn, zowel op technisch vlak als op het vlak van gebruiksvriendelijkheid. Het zorgt er echter ook voor dat designers een redelijk technisch niveau moeten halen bij Yesplan.

Momenteel ben ik Product Director van Yesplan. Als Product Director leid en beheer ik het product in functie van de noden en de problemen van de markt waarin we actief zijn. Ik volg en stuur daarbij van zeer nabij de volledige product-cyclus (strategie, concept, design, ontwikkeling, documentatie, evolutie, end-of-life). Ik bepaal als dusdanig welk product onze gebruikers nodig hebben om hun problemen aan te pakken, welke features daarvoor ontwikkeld dienen te worden, en de prioriteit ervan. Samen met de Interaction Designer en Software Engineers vormen wij een team dat goed op elkaar ingespeeld is en elkaar perfect aanvult. Samen waken we erover dat de noden van de gebruikers, de mogelijkheden van de technologie en de vereisten voor bedrijfssucces in balans gehouden worden.

Waarom was Yesplan 5 jaar geleden relevant en is het dat nog steeds?

Yesplan was 5 jaar geleden relevant omdat we reële problemen van organisaties oplossen. We bevorderen het samenwerken en de informatiedeling binnen de hele organisatie en we doen dit op een manier die aansluiting vindt bij onze doelgroep. Om Yesplan verder te laten evolueren in de juiste richting houden we de vinger aan de pols van wat er leeft bij onze gebruikers. Relevant blijven doe je door reële problemen op te lossen op een goede manier. Ik denk dat er best nog veel problemen aangepakt kunnen worden 🙂

founders yesplan

Wat was het idee bij het ontstaan? Hoe is dat idee verder gegroeid gedurende de afgelopen 5 jaar?

Wat we initieel wilden bereiken is een gebruiksvriendelijk product maken, dat flexibel inzetbaar is en waarmee goed gekoppeld kan worden. Maar bovenal: dat het een oplossing biedt voor de uitdagingen van de organisaties die ermee aan de slag gaan. We wilden een goede oplossing die op vele manieren kan ingezet worden, zonder dat we spreken over een duur maatwerkpakket.

De concepten die we initieel geïntroduceerd hebben, waren gestoeld op de werking van Vooruit en het reilen en zeilen binnen die organisatie, maar met de insteek dat dit ook naar andere, gelijksoortige, organisaties vertaald moest kunnen worden. We dachten steeds na hoe een bepaald probleem op een generieke manier uitgewerkt kon worden, zodat het niet te vastomlijnd of beperkend zou werken.

Deze aanpak is niet fundamenteel gewijzigd; ik denk dat het de kracht is van onze oplossing. We zoeken naar de gemeenschappelijke problemen van onze gebruikers en denken na of dit iets is wat wij kunnen oplossen. Vervolgens onderzoeken we hóé we het op een goede manier kunnen oplossen en of dit een meerwaarde betekent voor Yesplan. En als blijkt dat we op de goede weg zitten, dan gaan we ermee verder.

Maar een product laten evolueren zorgt voor bijkomende uitdagingen. Vanaf de dag de je de software in handen geeft van gebruikers heb je hiermee te maken. Je wilt geen onnodige ballast meezeulen, maar je wilt de basis van het product ook zoveel mogelijk bewaken. Het is een constante evenwichtsoefening, met vele trade-offs en uitdagingen.

Inhoudelijk (product) wat had je niet verwacht dat ontwikkeld zou worden en is wel gebeurd? Welke zaken hebben het product beïnvloed in een bepaalde richting?

Eigenlijk hebben we geen vastomlijnd idee van wat wel of niet ontwikkeld mag worden. We laten ons hierbij in grote mate leiden door de behoefte. Wat niet wil zeggen dat we geen visie hebben op de weg die we willen bewandelen, en vooral de dingen die we links laten liggen.

Van in het prille begin waren we ervan overtuigd dat je niet in alles goed kunt zijn. Een beetje van alles doen, maar niets echt goed doen is niet onze manier van aanpak. Onze core, een tool om evenementen, materiaal en medewerkers te plannen en te beheren, de kosten en opbrengsten van de evenementen in kaart te brengen, en een bouwdoos die je helpt om de informatiestromen binnen de gehele organisatie te optimaliseren, daar wijken we niet van af. Daarom ook is Yesplan een open systeem waarmee goed te integreren valt; wij bouwen niet alles zelf, maar integreren met de partijen die goed zijn op hun gebied.

Wat vind je na 5 jaar Yesplan het mooiste dat er gemaakt/bereikt is?

Het team achter Yesplan! Iedereen, van de mensen die Yesplan presenteren en introduceren bij de organisatie, tot de mensen die het implementatieproces begeleiden, de support, het productteam, … Iedereen die ermee in aanraking komt is het erover eens: de gedrevenheid, betrokkenheid, expertise en toegankelijkheid van al deze mensen is een grote troef.

team

Welke features werden van de roadmap geschrapt en waarom?

Er zijn heel veel ideeën die bij ons opborrelen en ook onze klanten komen met tal van suggesties. Soms worden suggesties onmiddellijk doorgevoerd, maar dat zijn de uitzonderingen. De meeste ideeën en suggesties worden meteen ook weer geparkeerd.

Het is zeer verleidelijk om de nieuwe en leuke ideeën meteen aan te pakken. Maar wat we willen vermijden is dat de meest ‘gehoorde’ (let hiermee op, je hoort nooit alles) en de meest recent gehoorde suggesties, of de suggesties van zij die het luidst roepen, het halen van het oplossen van de meest pertinente problemen. Een zekere periode van afkoeling of reflectie voor elk idee is vaak heilzaam.

Wat ook meespeelt is dat er eigenlijk geen ‘kleine’ features bestaan. Hoe triviaal een aanpassing of toevoeging ook mag lijken, in de praktijk is het dat vaak helemaal niet. De impact kan soms verrassend verstrekkend zijn. En het toevoegen van teveel toeters en bellen zorgt op termijn voor een oncontroleerbare massa ballast wat het geheel niet ten goede komt.

Welke klanten hebben Yesplan het meeste geïnspireerd tot innovatie op bepaalde vlakken?

Al onze klanten inspireren ons. Elk op hun manier. Innovatie zit in kleine dingen.

Wat zijn de toekomst-dromen? Waar staat Yesplan over 5 jaar van nu?

5 jaar van nu zijn we een wereldspeler binnen de sector, het buitenland lonkt!

Wat is volgens jou de beste Yesplan-anekdote?

Er doet een gerucht de ronde dat de illustere voorloper van Nextplan (Nextplan is de oerversie van Yesplan) de geuzennaam “trekt-uw-plan” kreeg. Zogezegd omdat de software niet gebruiksvriendelijk was, en helemaal niet deed wat ervan verwacht werd. Ik zou niet weten wie die naam gelanceerd heeft… maar het heeft Vooruit wel geïnspireerd om het daarna beter aan te pakken. And the rest is history… 🙂

Benieuwd wat Yesplan ondertussen kan? Bekijk de features of schrijf je in voor een (live) demo.