3 Manieren om je Huurschema te Bewaken

yesplan

De timing van een evenement correct inschatten tot op de minuut is niet vanzelfsprekend. Het valt dan ook regelmatig voor dat wie een zaal huurt, net dat beetje meer tijd nodig heeft… Hoe faciliteer je je klant zo goed mogelijk in die situatie, zonder je eigen schema in de war te sturen, of het je andere klanten moeilijk te maken?

Daarom zaten we even samen met onze account manager Chris Van Bohemen, over hoe zijn klanten hier het best mee omgaan. Enkele voorbeelden uit de praktijk, plus eigen aanvulling!

De uitdaging is namelijk niet gering: als het goed gaat, zit je met een hoge bezettingsgraad, vaak zul je zelfs evenementen vlak na elkaar hebben. Je moet er ook voor zorgen dat je medewerkers nog voldoende tijd hebben om op te ruimen, laat staan om de zaal ​​voor te bereiden voor de volgende klant. En dat terwijl je liefst ook vermijdt dat je volgende klant al klaar staat terwijl de vorige nog die laatste paar dia’s van z’n presentatie afwerkt.

Buitengooien is alvast geen optie. Je verpest niet alleen het evenement van je klant, wat voor niemand fijn is, je zorgt ook voor een onaangename ervaring en zet de reputatie van je organisatie op het spel. Het is belangrijk om flexibel te zijn in deze sector, om je klanten te kunnen accommoderen.

Blijft de vraag natuurlijk: hoe los ik dat dan wél op? Hier zijn enkele tips.

  1. Vraag je boekers of ze denken dat hun evenement zal uitlopen

Goeie afspraken vooraf blijven de beste basis voor je samenwerking. Als je huurder verwacht dat het allemaal wat kan uitlopen, reken het dan mee in de boeking. Schatten ze die kans eerder klein, spreek dan een bijkomend tarief af voor de extra tijd. Zelfs met de beste bedoelingen, heeft iedereen al eens een incentive nodig om op tijd te eindigen.

Leg je klant desnoods ook uit hoeveel gedoe het veroorzaakt voor jou, je organisatie en andere huurders als een evenement uitloopt. Vaak weet een huurder niet hoeveel organisatie er achter zijn schijnbaar vlekkeloos evenement voorafgegaan is aan jouw kant; even inzicht bieden in wat jullie daar allemaal voor doen kan veel goodwill genereren.

  1. Bouw een bufferzone in

Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar als je weet dat bijvoorbeeld gemiddeld 90% van je klanten 5-15 minuten uitlopen, waarom zou je dat dan niet gewoon standaard in je boeking en prijs meerekenen? Wie op tijd afrondt, kan nog rustig opruimen, napraten, en nog steeds op tijd vertrekken. Wie uitloopt, heeft een buffer, en vindt jouw begrip en faciliteiten fantastisch: die klant zie je zeker terug.

Heb je vaste klanten die steevast op tijd afronden en dat extra kwartiertje nooit benutten? Geef ze op tijd en stond een korting, of een extraatje. Dat blijft hen bij!

 

  1. Als er niets anders op zit: stel je klant voor om naar je bar te verhuizen

Je hebt ons zo stilaan door: we proberen win-win situaties aan te reiken voor wanneer evenementen uitlopen. Als er geen andere oplossingen (meer) zijn, dan kan je op deze manier je klant nog steeds je faciliteiten aanbieden, zonder andere klanten ongemak te bezorgen, of je hele schema in de war te sturen.

Worst case scenario: je klant en zijn aanwezigen spenderen nog wat extra aan drank en versnaperingen, en wie weet is je bar dé ontdekking van hun jaar en worden ze wel echte regulars.

 

huurschema

Chris is Account Manager bij Yesplan